領収書をなくした場合の対処法3つ｜個人事業主が経費を守るための代替証拠と習慣

「領収書をなくしてしまった。これって経費にできないの？」——個人事業主なら一度は経験する悩みです。

財布の中で行方不明になった。洗濯してしまった。感熱紙が消えて読めなくなった。捨ててしまった。

結論から言います。領収書をなくしても対処法はあります。ただし何もしないと税務調査で経費として認められないリスクがあります。この記事では、領収書をなくした場合の3つの対処法と、そもそもなくさないための習慣をお伝えします。

領収書をなくすと税務調査でどうなるか

「領収書がなければ絶対に経費にならない」は誤解

税法上、経費の証拠として領収書が最も強力です。しかし「領収書がなければ絶対に経費にならない」というルールはありません。支払いの事実を他の方法で証明できれば、経費として認められる可能性があります。

ただし領収書がない状態で税務調査が来ると、調査官から「この支出の証拠はありますか？」と聞かれます。何も証拠がなければ否認されるリスクが高まります。

領収書がないことに気づいたら、すぐに対処してください。時間が経つほど代替証拠の入手が難しくなります。

領収書をなくした場合の3つの対処法【状況別に解説】

対処法①：取引先に領収書の再発行を依頼する（最も証明力が高い）

まず取引先に領収書の再発行を依頼します。再発行してもらえる場合は、元の領収書と同等の証明力があります。

再発行を依頼するときは「紛失したため再発行をお願いしたい」と正直に伝えてください。「再発行済み」と記載してもらうと、二重計上の疑いを防げます。

ただし再発行に応じてもらえない場合もあります。飲食店・コンビニ・交通機関などは再発行が難しいことが多いです。その場合は次の対処法を使います。

対処法②：クレジットカード明細・銀行振込記録を代替証拠として使う

クレジットカードや銀行振込で支払った場合は、カード明細や振込記録が代替証拠になります。支払いの事実・金額・日付・支払先が記録されているため、領収書の代わりとして使えます。

事業の支払いをクレジットカードや銀行振込で行う習慣をつけておくと、領収書をなくしても代替証拠が残ります。現金払いを極力減らすことが最善の対策です。

対処法③：出金伝票を自分で作成する（現金払いで他に証拠がない場合）

現金払いで領収書をなくした場合、再発行もできない場合は「出金伝票」を自分で作成します。出金伝票とは、支払いの事実を自分で記録した書類です。出金伝票は100円ショップや文房具店で購入できます。

出金伝票に記載する5項目：

• 支払日
• 支払先
• 金額
• 支払目的（誰と・何のため・どの売上につながるか）← 最重要
• 作成者名・作成日

出金伝票は領収書より証明力が低いですが、何もないよりはるかにマシです。税務調査で「証拠はこれしかない」と正直に説明できる状態を作ることが重要です。

出金伝票は100円ショップや文房具店で購入できます。事務所に常備しておくと便利です。

感熱紙の領収書が消える前にやるべきこと

感熱紙は数年で消える｜税務調査の7年遡及に耐えられない

コンビニ・スーパー・飲食店のレシートは感熱紙が多く、数年で文字が消えます。税務調査は7年遡れるため、7年前のレシートが真っ白になっていることがあります。

感熱紙の領収書はもらったその場でスマートフォンで撮影してください。FreeeやマネーフォワードMEのアプリで撮影すると、会計ソフトに自動取り込みされます。紙の原本が消えてもデジタル画像が残ります。

領収書をなくさないための5つの習慣

習慣①：もらったその場でスマートフォンで撮影する

財布にしまう前に撮影します。後でまとめて撮影しようとすると必ず忘れます。もらったその場が鉄則です。

習慣②：現金払いを極力減らしてカード払い・振込にする

事業の支払いはクレジットカードまたは銀行振込にします。カード明細・振込記録が自動的に証拠になるため、領収書をなくしても対処できます。

習慣③：専用の領収書入れ（封筒・クリアファイル）を用意する

財布に領収書を混在させないために、専用の封筒やクリアファイルを用意します。もらった領収書はその場で専用入れに入れます。

習慣④：月末に5〜10分まとめて整理して会計ソフトに入力する

月末に領収書入れの中身を整理して、会計ソフトに入力します。月に一度の作業なら5〜10分で終わります。

習慣⑤：数万円以上の支払いは必ず書面（領収書・請求書）を残す

数万円以上の支払いは必ず領収書または請求書をもらいます。もらえない場合はカード払いまたは振込にして証拠を残します。

よくある質問（FAQ）

まとめ：もらったその場で撮影するだけで9割の問題は防げます

領収書をなくしても対処法はあります。でも対処するより最初からなくさない方が楽です。もらったその場でスマートフォンで撮影する。現金払いを減らしてカード払いにする。この2つの習慣だけで、領収書の紛失問題は9割防げます。

今日から習慣を変えてください。税務調査が来たときに後悔しないために。

領収書の管理でわからないことがあれば、お気軽にご相談ください。